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Usabilidad
Una vez configurada la solución eSign ePDF en Dynamics 365 Business Central y dado de alta en el portal Innova Online, se puede empezar a utilizar la aplicación. Aquí se verá la usabilidad desde Dynamics 365 Business Central.
Configuración Innova Online
Para poder realizar la firma digital del documento PDF, es necesario tener configurado el cliente suscrito al portal Innova Online.
Configuración eSign ePDF
En la configuración ePDF se define la forma de procesar los documentos y que hacer con ellos una vez procesados. Se puede configurar si se realiza la firma de los documentos al generar el PDF, que acciones se pueden hacer con los documentos una vez registrados y la plantilla de correo electrónico utilizada para enviar información a los clientes.
Es necesario tener un certíficado digital válido. Este puede estar configurado en el portal Innova Online o bien estar guardado en Dynamics 365 Business Central. Ambas opciones pueden configurarse desde la configuración de eSign.
Para usar el certificado configurado en Dynamics 365 Business Central, será necesario importarlo dentro del sistema. Esta es la opción prioritaria, prevalece si existe un certificado guardado en el sistema, antes que configurado en el portal Innova Online.
En el caso de no tener un certificado guardado en el sistema, se deberá configurar. Para ello, es necesario tenerlo en el portal Innova Online y utilizar su identificador en el sistema.
Los certificados que se guardan en el portal Innova Online, deben guardarse desde el mismo portal, seleccionando el fichero desde el equipo.
Clientes
La solución eSign ePDF genera documentos PDF a partir de informes del sistema. Se puede configurar cualquier informe del sistema con sus filtros y además, permite generar documentos PDF para ciertas entidades del sistema como ofertas, facturas y abonos de venta y servicios. Para esto último, es necesario que el cliente esté configurado para utilizar la funcionalidad eSign ePDF.
Generación de un documento firmado digitalmente desde el módulo estándar de la solución
Desde el módulo de informes de la solución, se permite configurar cualquier informe con sus filtros para generar el documento PDF. Es necesario indicar un código, el informe en cuestión y los filtros a utilizar para generar el informe.
Desde un mismo informe, se pueden generar varios movimientos que generan un documento PDF. Cada movimiento puede tener un filtro distinto y este tendrá el estado de la generación: correcto o con error, además de indicar una serie de información adicional como, si ha sido firmado, si se ha ejecutado en un proceso por lotes, etc.
Informes ejecutados en segundo plano con el módulo estándar del sistema
El sistema permite configurar informes para ejecutarse en segundo plano desde las colas de proyectos. Para que estos informes generen documento PDF es necesario que tengan como formato PDF y estén configurados en los informes ePDF de la solución.
Configuración informes por defecto para generación de documentos
En la configuración eSign ePDF se pueden configurar informes por defecto para ciertas entidades como facturas, abonos de venta y servicio, etc. Este informe será el utilizado para generar el documento PDF cuando se registren estas entidades. Se deben añadir las plantillas de envío de e-mail para cada entidad.
Generación de un documento firmado digitalmente al registrar un documento de venta
Cuando se genera una factura de venta, si el cliente está configurado para generar documento PDF y la configuración de eSign ePDF tiene informado el informe utilizado para generar las facturas de venta, el sistema generará el documento PDF que enviará al portal Innova Online.
Esta funcionalidad pasará a través del módulo estándar de la solución utilizado para generar los documentos PDF. Además, en la factura de venta, guardará el movimiento de informe que ha generado el documento PDF.
El documento PDF generado desde la factura de venta, se guarda en el movimiento de informe, aunque desde la factura registrada se tiene acceso a este para poder realizar acciones como: generar de nuevo, enviarlo por e-mail, descargarlo, etc.
Almacenaje de documento
El documento PDF generado se almacena en el portal Innova Online. Existe un contador de documentos firmados y no firmados que son guardados en el portal. El número de documentos que pueden generarse viene marcado por el plan contratado en el portal Innova Online, así como el espacio de almacenamiento.