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Usabilidad
Una vez instalada la solución Docuten eSign en Dynamics 365 Finance and Operations y registrado en el portal Innova Online, se puede empezar a utilizar la solución. Aquí se verá la usabilidad desde Dynamics 365 Finance and Operations.
Creación de archivos PDF desde el almacén de archivos.
El almacén de archivos contiene documentos PDF que pueden ser enviados a la plataforma Docuten para su proceso de firma electrónica.
Los documentos PDF del almacén de archivos son importados al sistema de 2 formas distintas: a través de la funcionalidad estándar de documentos adjuntos o importanto directamente desde el almacén de archivos.
Crear un registro en "almacén de archivos" importando un documento PDF.
Debemos acceder al formulario de "almacén de archivos" y ejecutar la acción "Importar".
Desde el registro creado se podrá ejecutar la acción "Crear" o "Actualizar" documento para generar el documento que será enviado a la plataforma Docuten (explicado más adelante).
Crear un registro en "almacén de archivos" desde la funcionalidad estándar de adjuntos.
Cuando utiliza la funcionalidad estándar de adjuntos y adjunta un archivo PDF, este puede ser utilizado para generar un registro en el "almacén de archivos" ejecutando la acción Docuten eSign/Crear.
Creación de archivos PDF desde las plantillas de informes.
Las plantillas de informes contienen documentos PDF que pueden ser enviados a la plataforma Docten para su proceso de firma electrónica.
Los registros de las plantillas de informes se generan desde la funcionalidad estándar de impresión de informes del sistema en formato PDF.
Crear un registro en "plantillas de informes" desde la funcionalidad estándar de impresión en PDF.
Cuando se imprime un informe del sistema en formato PDF se crea un registro en las "plantillas de informes" automáticamente. Además, si en la configuración de Docuten eSign está marcada la opción "Crear documento cuando se imprime un archivo PDF", se creará un documento que será enviado a la plataforma Docuten (explicado más adelante).
Documentos
La entidad "Documentos" es la encargada de lanzar el proceso de firma en la plataforma Docuten.
No se pueden generar "Documentos" de forma manual. Estos se crean a partir de las "Plantillas de documento" y los "almacenes de archivos" como se ha visto anteriormente.
La entidad "Documentos" contiene la información necesaria para interactuar con la plataforma Docuten: Versión documento, códigos de estado, indentificador de documento, número de firmas, etc. Esta entidad irá pasando por distintos estados a lo largo del proceso de firma.
El estado inicial de un "Documento" es "Pendiente". En dicho estado se pueden realizar modificaciones y cambiar al estado "Preparado" desde el cual se podrá enviar a la plataforma Docuten quedando en estado "Enviado". Cuando el proceso de firma se completa en la plataforma Docuten, el estado pasará a "Firmado". Estando en estado "Enviado" se podría "Cancelar" o "Eliminar" el documento en la plataforma Docuten.
Para lanzar el proceso de firma en la plataforma Docuten se requiere realizar una serie de pasos que se detallan a continuación.
Creación de firmantes
Los firmantes son las personas que deben firmar el documento en la plataforma Docuten. Es necesario indicar al menos un correo electrónico y un nombre.
Estado del documento
Una vez creados los firmantes se podría cambiar el estado a "Preparado" y seguidamente a "Enviado". Esta acción enviará el documento a la plataforma Docuten para empezar el proceso de firma. La plataforma Docuten se encarga de notificar a los firmantes cuando deben realizar la firma.
Desde estado "Preparado" se puede cambiar a estado "Enviado" o "Enviado múltiple". Esta acción genera en el sistema una entidad "Documento" por cada firmante y las envía a la plataforma Docuten de forma separada.
Las acciones "Cancelar" y "Eliminar" notifican a la plataforma Docuten la cancelación o eliminación del documento y sólo se permite en estado "Enviado".
Acciones en el Documento
Cuando un documento está en estado "Enviado", se está gestionando desde la plataforma Docuten. El proceso en dicha plataforma se actualiza en el sistema para saber en que estado de firma se encuentra el documento. Esta acción se realiza de forma automática pero también se puede hacer de forma manual a través del menú "Acciones/Obtener detalle documentos".
Las acciones que se pueden hacer por cada Documento son: Obtener detalle, Reenviar notificación, Descargar evidencia, Descargar firmado, Añadir adjunto y Descargar adjuntos.
Estas acciones pueden realizarse dependiendo del estado en el que se encuentra el documento y se corresponden con la funcionalidad de la plataforma Docuten
Información del documento
Cuando se actualiza el estado del documento se obtienen datos de la plataforma Docuten. Estos datos pueden ser referidos al propio documento, a los firmantes y a las acciones internas realizadas en la plataforma Docuten. Desde el menú "Navegar" se tiene acceso tanto al historial de acciones internas, como a los adjuntos que se han añadido al documento.